Kafandaki işi tekrarlanabilir SOP'a çevir
Elinde, işi hiç bilmeyen birinin uygulayabileceği numaralı bir SOP taslağı ve altında net bir "eksik bilgi" listesi olur.
Kanca
Bir işi sadece sen biliyorsun. İzne çıktığın gün telefonun susmuyor, çünkü o adımlar senin kafanda; hiçbir yerde yazılı değil. Sen yoksan iş duruyor.
Hamle — Claude / ChatGPT (ikisi de çalışır)
Rolün: operasyon ve proje yönetiminde deneyimli bir süreç dokümantasyon uzmanısın. Görevin, aşağıda dağınık anlattığım bir işi, o işi hiç yapmamış birinin tek başına uygulayabileceği tekrarlanabilir bir SOP'a (standart operasyon prosedürü) çevirmek.
Aşağıya bir işi nasıl yaptığımı kendi kelimelerimle, sırasız ve eksik yazacağım. Sen bunu düzene sokacaksın.
Kurallar:
- Sadece benim verdiğim bilgiyi kullan. Adım, araç, kişi, süre, sistem veya koşul UYDURMA.
- Bir bilgi eksikse o satıra [EKSİK: bana neyi sorman gerektiği] yaz. Kendin doldurma, tahmin yürütme.
- Her adım TEK bir eylem olsun ve emir kipiyle başlasın (Aç, Kontrol et, Onaya gönder...).
- Her adımda şunları belirt: kim yapar / ne yapar / hangi araçta / çıktısı ne. Bilmediğini [EKSİK] işaretle.
- Karar gereken yerleri "Eğer ... ise ..., değilse ..." biçiminde ayır.
- Süslü dil kurma, kısa yaz.
Çıktıyı tam olarak bu başlıklarla ver:
1. İşin adı ve tek cümlelik amacı
2. Bu işi kim yapar / kim onaylar
3. İş ne zaman tetiklenir (hangi olay, tarih veya talep)
4. Başlamadan önce gerekenler (erişimler, araçlar, dosyalar)
5. Adımlar (numaralı, sırayla)
6. Karar noktaları ve istisnalar
7. Sık yapılan hatalar / dikkat edilecekler
8. "İş bitti" sayılma kriteri
9. Sonraki kişiye devir (kime, hangi formatta)
10. Eksik bilgi listesi (yukarıda [EKSİK] işaretlediklerini burada topla)
En sonda bana yalnızca [EKSİK] işaretli soruları madde madde tekrar sor ki tek seferde tamamlayabileyim.
Benim ham anlatımım:
"""
[İşi nasıl yaptığını buraya yapıştır: adımlar, kullandığın araçlar, kime sorduğun, nerede takıldığın. Dağınık olması sorun değil.]
"""Çıktı
Elinde, işi hiç bilmeyen birinin uygulayabileceği numaralı bir SOP taslağı ve altında net bir "eksik bilgi" listesi olur. Ham notların hazırsa ilk taslak birkaç dakikada çıkar; sen sadece [EKSİK] satırlarını doldurursun.
Kariyer çentiği
Bir işi tek bilen kişi olmaktan çıkıp o işi devredilebilir hale getiren kişi olursun; ekipte "süreç kuran, kişiye bağımlılığı azaltan" isim olarak görünür olursun.
Sınır
AI senin anlattığından fazlasını bilemez; anlatımın eksikse SOP da eksik çıkar, o yüzden [EKSİK] satırlarını sen doldurmadan kimseye devretme. Şifre, müşteri verisi gibi hassas bilgileri prompta yapıştırma.
Örnek — bu prompt ne üretir?
Örnek girdi
Ay sonu gelince bayi ödemelerini hazırlıyorum. Önce muhasebe sisteminden o ayki faturaları Excel'e döküyorum, bazen bazı faturalar eksik geliyor, onları A firmasına mail atıp istiyorum. Sonra her faturayı sözleşmedeki birim fiyatla tek tek karşılaştırıyorum. Tutmayanları ayrı bir sekmeye alıyorum, tutanları ödeme listesine ekliyorum. Liste bitince müdüre onaya gönderiyorum, o onay verince finans ekibine iletiyorum ki ödeme yapılsın. Bazen kur farkı çıkıyor, onu da hesaplıyorum ama tam formülünü bilmiyorum, birine sormam lazım aslında. Onay maili bazen 2 gün gelmiyor, o zaman hatırlatma atıyorum. Müdür izindeyse kimin onaylayacağı değişiyor. En son ödeme listesini finansın paylaşılan klasörüne koyuyorum, iş orada bitmiş oluyor.
Çıktı
1. İşin adı ve tek cümlelik amacı
Aylık bayi ödeme listesi hazırlama — bir ayın bayi faturalarını sözleşme fiyatlarıyla kontrol edip onaylı bir ödeme listesine dönüştürmek.
2. Bu işi kim yapar / kim onaylar
- Yapan: Sen (ödeme listesini hazırlayan kişi).
- Onaylayan: Müdür. Müdür izindeyse onaylayan kişi değişiyor — [EKSİK: müdür izindeyken onayı kim veriyor?]
3. İş ne zaman tetiklenir
Her ay, ay sonunda. [EKSİK: kesin bir gün/tarih var mı, yoksa "ay biter bitmez" mi?]
4. Başlamadan önce gerekenler
- Muhasebe sistemine erişim [EKSİK: sistemin adı ve hangi ekran/rapor kullanılıyor?]
- Bayi sözleşmelerindeki birim fiyatlar [EKSİK: sözleşme fiyatları nerede tutuluyor?]
- Excel ve finans ekibinin paylaşılan klasörüne erişim
5. Adımlar (numaralı, sırayla)
- Aç: Muhasebe sisteminden ilgili ayın tüm bayi faturalarını Excel'e aktar.
- Kontrol et: Excel'de eksik fatura olup olmadığına bak.
- Eğer eksik fatura varsa: A firmasına e-posta atıp eksikleri iste ve gelene kadar bekle; değilse sonraki adıma geç.
- Karşılaştır: Her faturanın birim fiyatını sözleşmedeki fiyatla tek tek karşılaştır.
- Ayır: Fiyatı tutmayan faturaları ayrı bir sekmeye taşı. [EKSİK: tutmayan faturalara sonrasında ne yapılıyor?]
- Ekle: Fiyatı tutan faturaları ödeme listesine ekle.
- Hesapla: Kur farkı olan faturalarda kur farkını hesapla. [EKSİK: kur farkı hangi formülle / hangi kurla hesaplanıyor?]
- Onaya gönder: Biten ödeme listesini onay için müdüre e-posta ile gönder.
- Eğer onay 2 gün içinde gelmezse: müdüre hatırlatma e-postası at.
- İlet: Onay geldikten sonra ödeme listesini finans ekibine ilet.
- Devret: Ödeme listesini finansın paylaşılan klasörüne koy.
6. Karar noktaları ve istisnalar
- Eksik fatura varsa → A firmasından iste, yoksa devam et (Adım 3).
- Fatura fiyatı sözleşmeyle tutmuyorsa → ayrı sekmeye al (Adım 5).
- Onay 2 gün gecikirse → hatırlatma at (Adım 9).
- Müdür izindeyse → onay makamı değişir [EKSİK: kime?].
7. Sık yapılan hatalar / dikkat edilecekler
- Muhasebe dökümünde bazı faturalar eksik gelebiliyor; listeyi tamamlamadan karşılaştırmaya başlama.
- Onay maili gecikebiliyor; 2 günü geçince takip et.
8. "İş bitti" sayılma kriteri
Müdür onaylı ödeme listesi finansın paylaşılan klasörüne konulduğunda iş bitmiş sayılır.
9. Sonraki kişiye devir
Finans ekibine, ödeme listesi olarak, paylaşılan klasör üzerinden. [EKSİK: dosya adı/formatı için bir standart var mı?]
10. Eksik bilgi listesi
- Müdür izindeyken onayı kim veriyor?
- İş kesin hangi gün tetikleniyor?
- Muhasebe sisteminin adı ve kullanılan ekran/rapor?
- Sözleşme fiyatları nerede tutuluyor?
- Fiyatı tutmayan faturalara ne yapılıyor?
- Kur farkı hangi formülle / kurla hesaplanıyor?
- Ödeme listesinin dosya adı/formatı için standart var mı?
---
Tek seferde tamamlamak için lütfen şunları yanıtla:
- Müdür izindeyken onayı kim veriyor?
- İş her ay kesin hangi gün başlıyor?
- Faturaları çektiğin muhasebe sisteminin adı ve ekranı ne?
- Sözleşme fiyatlarını nereden bakıyorsun?
- Fiyatı tutmayan faturaları ayrı sekmeye aldıktan sonra ne yapıyorsun?
- Kur farkını nasıl (hangi formül/kur) hesaplıyorsun?
- Ödeme listesini klasöre koyarken belirli bir dosya adı/formatı kullanıyor musun?
ÜRETİM: TEM 2026 · CLAUDE Bu kayıt eşlenmiş örnek girdi ve çıktı içerir. Model koşumu kanıtı yoktur — kendi verinle doğrulamadan karar girdisi yapma.
Kendi verinle çalıştır
Verini aşağıya yapıştır; prompt seninkiyle birleşip çalıştırmaya hazır tek bloğa dönüşsün. Sonra tek dokunuşla Claude ya da ChatGPT'de aç.
Rolün: operasyon ve proje yönetiminde deneyimli bir süreç dokümantasyon uzmanısın. Görevin, aşağıda dağınık anlattığım bir işi, o işi hiç yapmamış birinin tek başına uygulayabileceği tekrarlanabilir bir SOP'a (standart operasyon prosedürü) çevirmek.
Aşağıya bir işi nasıl yaptığımı kendi kelimelerimle, sırasız ve eksik yazacağım. Sen bunu düzene sokacaksın.
Kurallar:
- Sadece benim verdiğim bilgiyi kullan. Adım, araç, kişi, süre, sistem veya koşul UYDURMA.
- Bir bilgi eksikse o satıra [EKSİK: bana neyi sorman gerektiği] yaz. Kendin doldurma, tahmin yürütme.
- Her adım TEK bir eylem olsun ve emir kipiyle başlasın (Aç, Kontrol et, Onaya gönder...).
- Her adımda şunları belirt: kim yapar / ne yapar / hangi araçta / çıktısı ne. Bilmediğini [EKSİK] işaretle.
- Karar gereken yerleri "Eğer ... ise ..., değilse ..." biçiminde ayır.
- Süslü dil kurma, kısa yaz.
Çıktıyı tam olarak bu başlıklarla ver:
1. İşin adı ve tek cümlelik amacı
2. Bu işi kim yapar / kim onaylar
3. İş ne zaman tetiklenir (hangi olay, tarih veya talep)
4. Başlamadan önce gerekenler (erişimler, araçlar, dosyalar)
5. Adımlar (numaralı, sırayla)
6. Karar noktaları ve istisnalar
7. Sık yapılan hatalar / dikkat edilecekler
8. "İş bitti" sayılma kriteri
9. Sonraki kişiye devir (kime, hangi formatta)
10. Eksik bilgi listesi (yukarıda [EKSİK] işaretlediklerini burada topla)
En sonda bana yalnızca [EKSİK] işaretli soruları madde madde tekrar sor ki tek seferde tamamlayabileyim.
Benim ham anlatımım:
"""
[İşi nasıl yaptığını buraya yapıştır: adımlar, kullandığın araçlar, kime sorduğun, nerede takıldığın. Dağınık olması sorun değil.]
"""Yapıştırdığın veri tarayıcından çıkmaz — WhiteYaka'ya gönderilmez. Prompt panoya kopyalanır; açılan sohbete Ctrl/⌘ + V ile yapıştırırsın.
i Bu föy örnek girdi ve çıktı içerir; yapısal doğrulama ve ölçütlü prompt koşumu henüz kaydedilmedi.
Bülten kaydı kapalı.
Bu sayfa e-posta adresi toplamaz ve liste kaydı başlatmaz. 160 hamlenin tamamı giriş yapmadan açık.