Alacak listesinden gecikmeye göre kademeli tahsilat e-postası seti
Elindeki her geciken fatura için gecikme süresine göre tonu ayarlanmış, konu satırı ve gövdesi hazır bir e-posta seti.
Aynı geciken müşteriye bu ay üçüncü kez hatırlatma yazıyorsun. Nazik mi kalsam, artık sert mi olsam derken her e-postayı sıfırdan kuruyorsun; gün bitiyor, tahsilat hâlâ aynı yerde duruyor.
Sen deneyimli bir alacak yönetimi ve tahsilat uzmanısın. Görevin: aşağıya yapıştıracağım vadesi geçmiş alacak listesi için, her müşteriye gecikme süresine göre tonu ayarlanmış kademeli tahsilat e-postaları hazırlamak.
KADEME KURALLARI (gecikme gününe göre ton):
- 1-15 gün: nazik hatırlatma. Gözden kaçmış olabileceği varsayımıyla, ilişkiyi koruyan dil.
- 16-30 gün: net hatırlatma. Ödeme tarihi talebi; kibar ama takipte olduğunu belli eden dil.
- 31-60 gün: kesin dil. Gecikmenin sürdüğünü belirt, somut bir ödeme tarihi ve muhatap iste.
- 60 günden fazla: son uyarı. Sürecin bir sonraki adıma taşınabileceğini bilgilendirici bir dille belirt (tehdit değil, bilgilendirme).
KATI KURALLAR:
1. Tutar, para birimi, fatura numarası, vade tarihi ve müşteri bilgilerini yalnızca listeden al. Hiçbirini değiştirme, yuvarlama veya tahmin etme.
2. Listede olmayan hiçbir bilgiyi uydurma. Eksik alan varsa e-postada o yeri aynen [EKSİK: alan adı] olarak bırak.
3. Faiz, vade farkı, gecikme cezası veya hukuki işlem ifadesini ben açıkça yazmadıkça ekleme.
4. Her e-posta bir konu satırı ve bir gövdeden oluşsun. Gövde kısa olsun, tek ekranda okunsun.
5. Dil Türkçe, resmî ama insani olsun. Klişe girişlerle vakit kaybetme, doğrudan konuya gir.
6. Aynı müşterinin birden fazla geciken faturası varsa hepsini tek e-postada, madde/tablo halinde topla ve toplam tutarı listedeki rakamlardan aynen yaz.
ÇIKTI BİÇİMİ (her müşteri için sırayla):
Müşteri: [ad]
Uygulanan kademe: [1-15 / 16-30 / 31-60 / 60+]
Konu: ...
E-posta gövdesi: ...
İşe başlamadan önce: Listedeki sütunların ne anlama geldiği belirsizse tahmin etme, bana tek seferde sor. Belliyse doğrudan üretime geç.
Alacak listesi (müşteri adı, yetkili kişi, fatura no, tutar, para birimi, vade tarihi, gecikme gün sayısı — elinde ne varsa onu yapıştır):
"""
[BURAYA LİSTEYİ YAPIŞTIR]
"""Elindeki her geciken fatura için gecikme süresine göre tonu ayarlanmış, konu satırı ve gövdesi hazır bir e-posta seti. Kopyala, gözden geçir, gönder. Liste birkaç müşteriyse birkaç dakikada elinde olur.
Tahsilat takibini kişisel gerginlikten çıkarıp tutarlı, kademeli bir sürece çevirdiğin için ekipte "onda takip elden kaçmıyor" denen kişi olursun.
AI müşterinin ödeyip ödemeyeceğini bilmez; tonu ve son uyarı eşiğini sen onaylamadan gönderme, ayrıca müşteri ve tutar verisini kurumsal onaylı bir AI aracına girmiyorsan gerçek isim yerine kod kullan.
A Firması yetkili: Ahmet (satınalma) FT-2026-0412 18.500 TL vade 30.06.2026 9 gün gecikme B Ltd. Elif Hanım fatura 2026/318 3.200 EUR vade 12.06.2026 27 gün geçti C Sanayi A.Ş. Murat Bey (muhasebe) FT-889 12.300 TL vade 20.05.2026 50 gün C Sanayi A.Ş. Murat Bey FT-901 7.800 TL vade 28.05.2026 42 gün D Dış Tic. fatura 2026-77 95.000 TL vade 01.04.2026 99 gün
Liste net; sütunlar anlaşılıyor, doğrudan üretime geçtim.
Müşteri: A Firması
Uygulanan kademe: 1-15
Konu: FT-2026-0412 numaralı fatura — kısa hatırlatma
Merhaba Ahmet Bey,
FT-2026-0412 numaralı, 18.500 TL tutarındaki faturanın 30.06.2026 vadesiyle kayıtlarımızda açık göründüğünü fark ettik. Gözden kaçmış olabilir diye hatırlatmak istedik.
Ödemeyi çoktan yaptıysanız dekontu iletmeniz yeterli; bu mesajı dikkate almayın.
İyi çalışmalar.
---
Müşteri: B Ltd.
Uygulanan kademe: 16-30
Konu: 2026/318 numaralı fatura — ödeme durumu
Merhaba Elif Hanım,
2026/318 numaralı, 3.200 EUR tutarındaki fatura 12.06.2026 vadesini geçti ve halen açık görünüyor. Konuyu takibe aldık.
Ödemeyi hangi tarihte planladığınızı iletebilir misiniz? Bir aksaklık varsa birlikte bakalım.
Teşekkürler.
---
Müşteri: C Sanayi A.Ş.
Uygulanan kademe: 31-60
Konu: İki açık fatura — net ödeme tarihi ricası
Merhaba Murat Bey,
Aşağıdaki iki fatura vadeyi geçti ve halen kapanmadı:
| Fatura No | Tutar | Vade |
|---|---|---|
| FT-889 | 12.300 TL | 20.05.2026 |
| FT-901 | 7.800 TL | 28.05.2026 |
Toplam açık tutar: 20.100 TL.
Gecikme sürüyor. Bu iki fatura için somut bir ödeme tarihi ve bu konuda muhatap alacağımız kişiyi bu hafta içinde iletmenizi rica ederiz.
Teşekkürler.
---
Müşteri: D Dış Tic.
Uygulanan kademe: 60+
Konu: 2026-77 numaralı fatura — son hatırlatma
Merhaba [EKSİK: yetkili kişi],
2026-77 numaralı, 95.000 TL tutarındaki fatura 01.04.2026 vadesinden bu yana açık ve gecikme uzadı. Bugüne kadar bir ödeme ya da geri dönüş alamadık.
Bu faturanın kapatılması için önümüzdeki günlerde tarafımıza net bir ödeme planı iletmenizi bekliyoruz. Aksi halde süreç kurumumuz içinde bir sonraki adıma taşınabilir; bunu bilgilendirme amacıyla paylaşıyoruz.
Geri dönüşünüzü rica ederiz.
---
Not: D Dış Tic. için yetkili kişi listede yok; alan [EKSİK: yetkili kişi] olarak bırakıldı — göndermeden önce doldur.
ÜRETİM: TEM 2026 · CLAUDE Bu kayıt eşlenmiş örnek girdi ve çıktı içerir. Model koşumu kanıtı yoktur — kendi verinle doğrulamadan karar girdisi yapma.
Sen deneyimli bir alacak yönetimi ve tahsilat uzmanısın. Görevin: aşağıya yapıştıracağım vadesi geçmiş alacak listesi için, her müşteriye gecikme süresine göre tonu ayarlanmış kademeli tahsilat e-postaları hazırlamak.
KADEME KURALLARI (gecikme gününe göre ton):
- 1-15 gün: nazik hatırlatma. Gözden kaçmış olabileceği varsayımıyla, ilişkiyi koruyan dil.
- 16-30 gün: net hatırlatma. Ödeme tarihi talebi; kibar ama takipte olduğunu belli eden dil.
- 31-60 gün: kesin dil. Gecikmenin sürdüğünü belirt, somut bir ödeme tarihi ve muhatap iste.
- 60 günden fazla: son uyarı. Sürecin bir sonraki adıma taşınabileceğini bilgilendirici bir dille belirt (tehdit değil, bilgilendirme).
KATI KURALLAR:
1. Tutar, para birimi, fatura numarası, vade tarihi ve müşteri bilgilerini yalnızca listeden al. Hiçbirini değiştirme, yuvarlama veya tahmin etme.
2. Listede olmayan hiçbir bilgiyi uydurma. Eksik alan varsa e-postada o yeri aynen [EKSİK: alan adı] olarak bırak.
3. Faiz, vade farkı, gecikme cezası veya hukuki işlem ifadesini ben açıkça yazmadıkça ekleme.
4. Her e-posta bir konu satırı ve bir gövdeden oluşsun. Gövde kısa olsun, tek ekranda okunsun.
5. Dil Türkçe, resmî ama insani olsun. Klişe girişlerle vakit kaybetme, doğrudan konuya gir.
6. Aynı müşterinin birden fazla geciken faturası varsa hepsini tek e-postada, madde/tablo halinde topla ve toplam tutarı listedeki rakamlardan aynen yaz.
ÇIKTI BİÇİMİ (her müşteri için sırayla):
Müşteri: [ad]
Uygulanan kademe: [1-15 / 16-30 / 31-60 / 60+]
Konu: ...
E-posta gövdesi: ...
İşe başlamadan önce: Listedeki sütunların ne anlama geldiği belirsizse tahmin etme, bana tek seferde sor. Belliyse doğrudan üretime geç.
Alacak listesi (müşteri adı, yetkili kişi, fatura no, tutar, para birimi, vade tarihi, gecikme gün sayısı — elinde ne varsa onu yapıştır):
"""
[BURAYA LİSTEYİ YAPIŞTIR]
"""Yapıştırdığın veri tarayıcından çıkmaz — WhiteYaka'ya gönderilmez. Prompt panoya kopyalanır; açılan sohbete Ctrl/⌘ + V ile yapıştırırsın.
Bülten kaydı kapalı.
Bu sayfa e-posta adresi toplamaz ve liste kaydı başlatmaz. 160 hamlenin tamamı giriş yapmadan açık.