Aday reddini insani ama hukuki risksiz e-postaya çevir
Gönderime hazır bir ret e-postası taslağı: emeği tanıyan sıcak giriş, nedeni ifşa etmeyen ama dürüst bir ret, söz vermeyen kapanış, isteğe bağlı yetenek havuzu cümlesi ve 3 konu satırı önerisi.
Ret e-postasının başında donup kalıyorsun. Fazla sıcak yazarsan boş umut veriyorsun, fazla resmi yazarsan aday kırılıyor; tek yanlış cümle işveren markanı aylarca vuruyor.
Sen deneyimli bir İnsan Kaynakları uzmanısın. Görevin: aşağıda vereceğim bilgilerle bir adaya gönderilecek, insani ama hukuki açıdan savunulabilir bir ret e-postası yazmak.
BİLGİLER (ben dolduracağım):
- Pozisyon:
- Adaya hitap (ör. Sayın Ayşe Hanım):
- Geldiği aşama (sadece özgeçmiş / ön görüşme / son görüşme):
- Ret nedeni (bu benim iç notum, e-postaya aynen geçirmeyeceksin):
- Yetenek havuzunda tutalım mı (Evet / Hayır):
- Ton (samimi / nötr-resmi):
- İmza (isim, unvan, şirket):
KURALLAR:
1. Tahmin yürütme. Yukarıdaki alanlardan biri boşsa o satır için "EKSİK: [ne gerekiyor]" yaz, e-postayı yazma, önce eksiği sor.
2. Ret nedenini e-postaya birebir yazma. Nedeni "bu süreçteki ihtiyaçla tam örtüşmedi / diğer adaylarla daha yüksek eşleşme oldu" gibi genel ama dürüst bir çerçeveye çevir. Adayın yaşı, cinsiyeti, sağlık durumu, medeni hâli, doğum yeri, inancı, kişiliği gibi hiçbir korunan/kişisel özelliği ima etme.
3. Geri dönüş, garanti ya da "bir dahakine kesin olur" gibi söz verme.
4. Adayın emeğini gerçekten tanı: hangi aşamaya kadar geldiyse ona değer ver, tek cümle bile olsa somut ol.
5. Kısa tut: 120-160 kelime. Tek konu = bu başvurunun sonucu.
6. Yetenek havuzu "Evet" ise, verisini saklamayı adayın onayına bırakan bir cümle ekle; "Hayır" ise havuzdan hiç söz etme.
7. Dil Türkçe; adaya "siz" diliyle, sıcak ama profesyonel. Abartılı övgü ve klişe ("çok değerli profiliniz") kullanma.
8. Sonunda gönderim için 3 alternatif konu satırı öner.
Şimdi bilgileri aşağıya yapıştırıyorum:
[BURAYA YAPIŞTIR]Gönderime hazır bir ret e-postası taslağı: emeği tanıyan sıcak giriş, nedeni ifşa etmeyen ama dürüst bir ret, söz vermeyen kapanış, isteğe bağlı yetenek havuzu cümlesi ve 3 konu satırı önerisi. Eksik bilgi varsa yazmadan önce sana "EKSİK" olarak söyler.
İyi yönetilen bir ret, adayın gelecekteki başvurusunu ve çevresine tavsiyesini korur; bu işveren markası disiplinini yöneticine tek e-postada gösterir.
Bu hukuki bir metin değildir; toplu işten çıkarma, iş kazası ya da ayrımcılık iddiası riski taşıyan durumlarda göndermeden önce hukuk onayından geçir ve adayın kişisel verisini prompta yapıştırmadan şirketinin KVKK kuralını kontrol et.
Pozisyon: Kıdemli Frontend Geliştirici (React) Adaya hitap: Sayın B. Yılmaz Aşama: son görüşme (teknik test + ekip görüşmesi tamamlandı) Ret nedeni (iç not, e-postaya girmeyecek): teknik test iyiydi ama başka bir aday senior React ve erişilebilirlik tarafında bize daha yakındı; ayrıca maaş beklentisi belirlediğimiz bandın biraz üstündeydi Yetenek havuzunda tutalım mı: Evet Ton: nötr-resmi İmza: Ekip Üyesi 1 / İK Uzmanı / A Firması
Bütün alanlar dolu, eksik yok. Taslak hazır.
Ret e-postası taslağı
Konu: Kıdemli Frontend Geliştirici pozisyonu — değerlendirme sonucu
Sayın B. Yılmaz,
Kıdemli Frontend Geliştirici pozisyonu için ayırdığınız zamana ve süreci son görüşmeye kadar bizimle birlikte yürüttüğünüz için içtenlikle teşekkür ederiz. Teknik değerlendirmede ortaya koyduğunuz yaklaşımı ve görüşmedeki yanıtlarınızı ekipçe dikkatle inceledik.
Uzun bir istişarenin ardından, bu pozisyondaki mevcut ihtiyaçla daha yüksek eşleşme gösteren başka bir adayla ilerleme kararı aldık. Bu karar, sürecinizin kalitesini değil; yalnızca bu role özgü gereksinimlerle örtüşme düzeyini yansıtıyor.
Profilinizi, ileride açılabilecek uygun pozisyonlar için yetenek havuzumuzda tutmak isteriz. Verilerinizi bu amaçla saklamamıza onay verirseniz, uygun bir rol doğduğunda sizinle memnuniyetle iletişime geçeriz.
Gösterdiğiniz ilgi için tekrar teşekkür eder, çalışmalarınızda başarılar dileriz.
Saygılarımızla,
Ekip Üyesi 1
İK Uzmanı, A Firması
---
Alternatif konu satırı önerileri
- Kıdemli Frontend Geliştirici başvurunuz hakkında — A Firması
- Başvuru sürecinizle ilgili geri dönüşümüz
- A Firması | Kıdemli Frontend Geliştirici değerlendirme sonucu
Not: Metinde ret nedenini (maaş bandı, diğer adayın deneyimi) birebir belirtmedim; genel ama dürüst bir çerçeveye çevirdim. Geri dönüş garantisi ya da "bir dahakine olur" gibi bir söz içermiyor. Yetenek havuzu cümlesi, verinizin saklanmasını adayın onayına bırakacak şekilde kuruldu.
ÜRETİM: TEM 2026 · CLAUDE Bu kayıt eşlenmiş örnek girdi ve çıktı içerir. Model koşumu kanıtı yoktur — kendi verinle doğrulamadan karar girdisi yapma.
Sen deneyimli bir İnsan Kaynakları uzmanısın. Görevin: aşağıda vereceğim bilgilerle bir adaya gönderilecek, insani ama hukuki açıdan savunulabilir bir ret e-postası yazmak.
BİLGİLER (ben dolduracağım):
- Pozisyon:
- Adaya hitap (ör. Sayın Ayşe Hanım):
- Geldiği aşama (sadece özgeçmiş / ön görüşme / son görüşme):
- Ret nedeni (bu benim iç notum, e-postaya aynen geçirmeyeceksin):
- Yetenek havuzunda tutalım mı (Evet / Hayır):
- Ton (samimi / nötr-resmi):
- İmza (isim, unvan, şirket):
KURALLAR:
1. Tahmin yürütme. Yukarıdaki alanlardan biri boşsa o satır için "EKSİK: [ne gerekiyor]" yaz, e-postayı yazma, önce eksiği sor.
2. Ret nedenini e-postaya birebir yazma. Nedeni "bu süreçteki ihtiyaçla tam örtüşmedi / diğer adaylarla daha yüksek eşleşme oldu" gibi genel ama dürüst bir çerçeveye çevir. Adayın yaşı, cinsiyeti, sağlık durumu, medeni hâli, doğum yeri, inancı, kişiliği gibi hiçbir korunan/kişisel özelliği ima etme.
3. Geri dönüş, garanti ya da "bir dahakine kesin olur" gibi söz verme.
4. Adayın emeğini gerçekten tanı: hangi aşamaya kadar geldiyse ona değer ver, tek cümle bile olsa somut ol.
5. Kısa tut: 120-160 kelime. Tek konu = bu başvurunun sonucu.
6. Yetenek havuzu "Evet" ise, verisini saklamayı adayın onayına bırakan bir cümle ekle; "Hayır" ise havuzdan hiç söz etme.
7. Dil Türkçe; adaya "siz" diliyle, sıcak ama profesyonel. Abartılı övgü ve klişe ("çok değerli profiliniz") kullanma.
8. Sonunda gönderim için 3 alternatif konu satırı öner.
Şimdi bilgileri aşağıya yapıştırıyorum:
[BURAYA YAPIŞTIR]Yapıştırdığın veri tarayıcından çıkmaz — WhiteYaka'ya gönderilmez. Prompt panoya kopyalanır; açılan sohbete Ctrl/⌘ + V ile yapıştırırsın.
Bülten kaydı kapalı.
Bu sayfa e-posta adresi toplamaz ve liste kaydı başlatmaz. 160 hamlenin tamamı giriş yapmadan açık.